Personalización de documentos/plantillas para imprimir

Configuración 22 comentarios

1. Personalizar documentos inicio

La personalización de documentos se realiza desde "Configuración>>Formatos de Impresión>>Documentos Compra/Venta" para el circuito de compra-venta o "Configuración>>Formatos de Impresión>Tickets de TPV" para las impresiones desde el TPV Mostrador.

Para configurar la impresión de los tickets del TPV dirígente a la guía de Plantillas de impresión de tickets.

Mediante esta opción podremos adaptar los documentos a nuestras necesidades y hacer tantos modelos de documentos como queramos.

Si situamos el ratón sobre los botones de la izquierda podremos ver qué tipo de campo podremos agregar en cada caso. Para agregar los campos al documento, deberemos arrastrar los diferentes botones de la izquierda a la zona del documento que deseemos.

Los botones son los siguientes:

Para acercar la plantilla y trabajar con la vista ampliada

Caja que agrupa distintos textos libres y variables

Para añadir texto o etiqueta fija al documento

Para insertar datos variables

Tabla de artículos/servicios del documento (se añade a la zona central de la plantilla)

Para añadir nuevas columnas a la tabla de artículos/servicios

Tabla de recibos o vencimientos de la factura

Tabla de totales (importes desglosados, IVA, IRPF, base imponible, etc.)

Agrega el campo Texto lateral ubicado en "Configuración>>Datos de mi empresa"

Añade las imágenes asociadas a la orden de trabajo

Logo principal: logotipo de la empresa

Logo secundario: por ejemplo, una certificación de calidad

Logo auxiliar

Logo auxiliar, marcas de agua, etc.

Firma digital del cliente

Indica el número de página en cada hoja del documento

Opción para repetir encabezado y pie en todas las páginas

2. Zonas del documento inicio

Sobre el documento se pueden diferenciar 3 zonas:

  1. Cabecera: destinada principalmente para recoger los datos de dirección, tipo de documento y logotipo. Esta zona se repetirá en todas las páginas que se tengan que generar por la amplitud del documento.
  2. Cuerpo: esta zona está destinada para poner las tablas de detalles del documento (los artículos) así como la tabla de recibos. Los datos NO se repetirán en las páginas posteriores. Haciendo clic sobre esta zona y después sobre los cuadros delimitadores se podrá agrandar o reducir el espacio central y, con ello, el resto de las zonas.
  3. Pie: zona destinada a recoger la tabla de totales, así como también los números de página. Esta zona se repetirá en todas las páginas que se tengan que generar por la amplitud del documento.

editor de documentos

3. Pasos de personalización inicio

Los pasos para modificar el diseño son:

  1. Podemos trabajar desde cero introduciendo todos los campos o, lo que es más cómodo, a partir de un documento o plantilla previa sobre la que queramos trabajar (presupuesto, pedido, etc.)
  2. Seleccionando el documento que deseamos modificar, nos mostrará la plantilla sobre la que trabajaremos. En el ejemplo, la plantilla de las facturas de ventas (emitidas):

    factura cliente plantilla

  3. Haciendo doble clic sobre un campo podremos seleccionar el texto que queremos poner en dicho espacio: tamaño, color, etc.:

    modificación texto plantillas

  4. Si el campo es de tipo variable (es decir, lo hemos registrado en myGESTIÓN) podremos seleccionar el dato que queremos ingresar a partir de la categoría a la que pertenece:

    dato variable plantilla de factura

    Las categorías disponibles son: Empresa, Cliente o Proveedor, Envío, Documento, Transporte o Contrato. Por ejemplo, se quiere añadir el nombre de la empresa de transportes. En este caso, hay que ir a la categoría de Transporte y buscar el dato correspondiente, en este ejemplo sería nombre_transportista.
    Otro ejemplo: se quieren añadir el total de bultos que componen un pedido. Para añadir este dato, tendríamos que ir a la categoría de Documento y el dato de bultos_documento.

  5. En el caso de la tabla de detalles (tabla de datos de artículos), puedes añadir nuevas columnas pinchando en el icono de la derecha de .
    Para eliminar columnas de la tabla, debes posicionar el cursor del ratón y clicar en los iconos para eliminar/modificar las columnas.

Además, también se puede cambiar el orden y ancho de cada columna en la tabla de artículos. Para ello, sólo es necesario posicionar el ratón en la línea que separa las columnas (se cambiará el icono del ratón) y pinchar y arrastrar para modificar las columnas de orden o para cambiar el ancho de las columnas.

  1. Para ver cómo va quedando nuestro diseño podremos hacer clic sobre el botón . Se mostrará un documento con datos ficticios,en el que podremos ver el orden y estructura del documento.
  2. En cualquier momento podremos guardar nuestro diseño haciendo clic sobre . Sólo debemos tener en cuenta que no nos permitirá sobrescribir las plantillas de origen. De este modo, siempre tendremos las plantillas originales guardadas. Al guardar el documento podremos seleccionar tanto el nombre de la plantilla como el tipo (ALB. CLIENTE, FAC. CLIENTE, etc.). En el momento que ya tenemos una plantilla a nuestro gusto, es muy fácil crear el resto del ciclo de compra-venta.

4. Añadir o suprimir campos inicio

Si queremos añadir campos, sólo debemos pinchar y arrastrar el icono correspondiente desde la zona de la izquierda hasta el punto donde queramos ponerlo dentro de documento y luego editarlo como vimos en los puntos 3 y 4.

Y si lo que queremos es eliminar un campo que no sea de la caja de artículo (que, como hemos visto, se edita en el punto 5 del anterior apartado) sólo tenemos que seleccionar el campo con el ratón y hacer clic sobre el botón DEL o SUPR del teclado. Para los usuario de MAC las teclas para borrar son Fn+ <--.

5. Copiar, modificar y borrar plantillas inicio

Desde el editor de documentos, puedes copiar plantillas que tengas ya creadas para modificarlas o eliminarlas para no tenerlas dentro del sistema.

5.1 Copiar inicio

Para COPIAR una plantilla que ya esté creada con anterioridad, dirígete a "Configuración>>Formatos de impresión>>Documentos de Compra/Venta". Ahora, busca el tipo de plantilla que deseas copiar y pincha en el icono. Ahora te aparecerán todas las plantillas creadas para ese tipo:

Sobre la plantilla que deseas copiar, pincha en el icono del engranaje que aparece a la izquierda del nombre de la plantilla. Al pinchar, se abrirá una nueva ventana como esta:

Debes marcar la casilla de ¿Copiar? y copiarla en la empresa que quieras (en caso de que tuvieras más de una sociedad dentro de tu cuenta de myGESTIÓN). En el campo de Copiar en tipo de Documento, debes indicar el nuevo tipo de plantillas que vas a crear (presupuesto, pedido, albarán o factura). Por último, debes asignarle un nombre a tu nueva plantilla en el campo de Copiar con el nuevo nombre.

 

Guías relacionadas

En la siguiente guía te explicamos otras funciones avanzadas que te ayudarán a sacar el máximo partido a myGESTIÓN:

22 comentarios en - Personalización de documentos/plantillas para imprimir

  • Hola. Tengo dos problemas al configurar una factura. El primero, que los campos de base imponible, iva, total y forma de pago no muestran ningún valor al generar la factura. El resto los muestra con normalidad. El segundo, que siempre genera facturas de varias páginas aunque solo haya una línea de producto. Una vez que hace esto, ya da igual lo que se haga con la plantilla (hacerlo todo pequeño, quitar campos...), pues ya siempre genera varias páginas.
    Gracias por vuestra atención.

    • ¡Hola Enrique! Los campos que comentas, sólo muestran valores si en la propia factura (la factura desde myGESTIÓN) aparecen dichos datos. En cualquier caso, por ejemplo la forma de pago, es un valor obligatorio de cumplimentar en myGESTIÓN y no debería dejarte crear la factura si dicho documento no tiene forma de pago.

      Respecto a la segunda consulta, por lo que comentas todo apunta a que es problema de configuración de la plantilla. Lo más seguro es que sea debido a mala ubicación de la cabecera, cuerpo o pie de la factura. Para comprobar que es problema de la plantilla, puedes probar a imprimir el documento desde la plantilla de origen. Las plantillas de origen están renombradas con "_base".

      En cualquier caso Enrique, te recomendamos que te pongas en contacto con nuestro departamento de soporte a través del chat online, teléfono 91 630 05 51 o en el e-mail soporte@mygestion.com

      Un saludo y que tengas un buen día.

  • Muy buenas

    Estoy tratando de configurar un listado de vencimientos que tenemos pendientes, pero sólo consigo o bien, un recibo por vencimiento, o bien un listado (que es lo que quiero), pero de los vencimientos de una sola factura. ¿Cómo puedo sacar un listado de vencimientos de todas las facturas pendientes de cobro?

    Gracias

    • ¡Hola Mónica!

      Lo primero que hay que hacer es dirigirse a la zona de vencimientos, ya sea de ventas o de compras. Por ejemplo, si es una factura de cliente, "Ventas>>Vencimientos de clientes". El siguiente paso es filtrar en el listado los vencimientos que están pendientes de cobro, es decir, con estado Emitido. Por último, pinchando en el botón de Informes puedes descargar un listado de aquellos que están pendientes de cobro, tanto en PDF como en Excel.

      ¡Un saludo!

    • ¡Hola, Ruth!

      El campo "Forma de Pago" del documento de impresión coge la información de la forma de pago asignada a la factura, indicada en "Configuración>>Tablas Generales>>Formas de pago". El campo que aparece al imprimirse la factura es el campo de "Descripción" de la forma de pago elegida. Por lo tanto, para editar la forma de pago se ha de editar desde la zona de las "Formas de Pago" y no desde los "Formatos de Impresión".

      Si no he resuelto tu duda puedes ponerte en contacto de nuevo a través del Chat Online, en el teléfono 91- 630 05 51 o dejando otro comentario.

      ¡Un saludo!

  • Hola, en el diseño de las facturas, en la tabla de código, descripción, unidades...... esta tabla te da la opción de alinear las palabras, left center o right, pero quedan las palabras pegadas a la parte de arriba, no queda centrado horizontalmente.
    Hay algún modo que pueda hacerse?
    Mi telf es 652304028

    • ¡Hola, Mayte!

      Tal y como comentas, se puede alinear al centro del texto, pero no a lo vertical. Puedes probar a hacer la fuente más grande para que se quede el texto lo más centrado posible.

      ¡Un saludo!

    • ¡Hola, Myriam!

      Para crear una nueva plantilla, te resumo los pasos a seguir:

      -Primero debes abrir una de las plantillas de factura que tienes actualmente.
      -En segundo lugar, hacer las modificaciones pertinentes en la plantilla.
      -Por último, guardar esa plantilla con un nombre diferente "FAC. CLIENTE PRUEBA", por ejemplo.

      Una vez guardada, ya puedes imprimir la factura de ventas con esa nueva plantilla.

      ¡Un saludo!

  • Buenos días
    Tengo varios Kits de prudctos y no encuentro la manera de que en pedido, albarán o factura se imprima el desglose de los productos que componen cada kit, lo cual me reclaman mis clientes.
    ¿Es posible imprimir en albarán, pedido o factura el desglose de los productos que componen cada kit?
    Gracias

    • ¡Hola, Chema!

      Tienes que indicar el desglose o componentes del KIT en la Descripción del artículo KIT, es decir, dentro de la ficha.

      ¡Un saludo!

  • ¡Hola!
    Personalizando la plantilla de factura, no sé como insertar en la casilla de factura el número del documento que aparece ya en la Factura base y que he borrado por error.
    Me aparece siempre "Var.sin asociar " y no puedo borrarlo ni escribir "número_documento" como estaba inicialmente.
    Muchas gracias

    • ¡Hola, Manuel!

      Tienes que hacer doble clic en el cuadro que aparece como "Var. sin asociar" y en esa nueva ventana, en el desplegable de "Categoría" seleccionar "Documento" y en "Dato" seleccionar "numero_documento".

      ¡Un saludo!

  • Buenas tardes Ricardo;

    Necesitaría saber cómo realizar una agrupación por familias y artículos, de esta forma poder obtener el total de producto que necesito comprar de cada artículo.

    Y cómo puedo generar un orden de familias, el orden por defecto es por alfabeto y a la hora de sacar esa agrupación poder obtener un orden por prioridad de compra.

    Gracias por tu atención, un saludo.

    • ¡Hola David!

      -Para hacer agrupaciones por familias y artículos, desde Almacén>>Artículos puedes filtrar por la columna de familia o por el campo que quieras para luego descargar un informe de Stock Pendiente de Servir y Recibir.
      Otra opción sería desde los Pedidos de Ventas, se aplica un filtro para agrupar los pedidos que están pendientes de servir y descargar el informe de Seleccionados en XLS con sus artículos.

      -Respecto a la segunda consulta del orden de familias, no entiendo exactamente a qué se refiere. Todos los informes los puede exportar aplicando filtros antes de exportar dicho informe.

      En cualquier caso, puedes llamarnos directamente al 91 630 05 51 para comprender mejor tu duda y poder ayudarte.

      ¡Un saludo!

    • ¡Hola, Gema!

      No, no es posible. Lo que tendría que hacer es poner un texto al lado o en la parte inferior del documento que indique "Documento expresado en EUR" o similar.

      ¡Un saludo!

  • Hola Ricardo. Cuando genero una factura a partir de varios albaranes, en el cuerpo de la factura me aparecen los detalles de cada artículo pero no se me agrupan indicando a qué albarán y fecha pertenecen. ¿Cómo puedo insertar esos datos?. Gracias

    • ¡Hola, Ramón!

      Debes añadir el campo de ALBARÁN a la tabla de artículos y aparecerá en cada línea de artículo el albarán del que proviene.

      Para añadir este campo a la tabla, tienes que ir a la plantilla de la factura (Configuración>>Formatos de impresión>>Documentos de compra/venta) pinchar en el icono de la izquierda de EDITAR ARTÍCULOS, se abre una nueva ventana. En CATEGORÍA debes indicar TERCERO y en DATO indicar ALBARÁN.

      ¡Un saludo! 🙂

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