Personalizar documentos para imprimir

Configuración 6 comentarios

1. Personalizar documentos inicio

La personalización de documentos se realiza desde «Configuración>>Formatos de Impresión>>Documentos Compra/Venta» para el circuito de compra-venta o «Configuración>>Formatos de Impresión>Tickets de TPV» para las impresiones desde el TPV Mostrador.

Para la impresión HTML en tickets se debe consultar la guía de Plantillas de impresión de tickets.

Mediante esta opción podremos adaptar los documentos a nuestras necesidades y hacer tantos modelos de documentos como queramos.

Si situamos el ratón sobre los iconos de la izquierda podremos ver qué tipo de campo podremos agregar en cada caso. Para agregar los campos al documento, deberemos arrastrar los diferentes iconos de la izquierda a la zona del documento que deseemos.

Los iconos:

Opción para repetir encabezado y pie en todas las páginas
Caja que agrupa distintos textos libres y datos variables
Texto o etiqueta fija
Insertar datos variables
Tabla con los detalles del documento
Personalización de las columnas en la tabla de detalles del documento
Tabla de recibos/vencimientos
Agregar campo texto lateral disponible en «Configuración>>Datos»
   Caja de totales
Logo principal: normalmente, el logotipo de la empresa
Logo secundario: normalmente, una certificación de calidad
Logo auxiliar
Firma digitalizada
Firma del cliente
Número de página

 

Logos y firma se corresponden con los que tengan cada empresa en su ficha correspondiente («Configuración>>Datos de mi empresa»).

2. Zonas del documento inicio

El documento está compuesto por tres zonas:

  1. Cabecera: destinada principalmente para recoger los datos de dirección, tipo de documento y logotipo. Esta zona se repetirá en todas las páginas que se tengan que generar por la amplitud del documento.
  2. Cuerpo: esta zona está destinada para poner las tablas de detalles del documento (los artículos) así como la tabla de recibos. Los datos NO se repetirán en las páginas posteriores. Haciendo clic sobre esta zona y después sobre los cuadros delimitadores se podrá agrandar o reducir el espacio central y, con ello, el resto de las zonas.
  3. Pie: zona destinada a recoger la tabla de totales, así como también los números de página. Esta zona se repetirá en todas las páginas que se tengan que generar por la amplitud del documento.

Documentos

3. Pasos de personalización inicio

Los pasos para realizar los diseños son:

  1. Podemos trabajar desde cero introduciendo todos los campos o, lo que es más cómodo, a partir de un documento o plantilla previa sobre la que queramos trabajar (presupuesto, pedido, etc.)
  2. Seleccionando el documento que deseamos modificar, nos mostrará la plantilla sobre la que trabajaremos. En el ejemplo, la plantilla de albarán a cliente:

  3. Haciendo doble clic sobre un campo podremos seleccionar el texto que queremos poner en dicho espacio: tamaño, color, etc.:

  4. Si el campo es de tipo variable (es decir, lo hemos registrado en myGESTIÓN) podremos seleccionar el dato que queremos ingresar a partir de la categoría a la que pertenece:

    Las categorías disponibles son: Empresa, Cliente o Proveedor, Envío, Documento, Transporte o Contrato. Por ejemplo, se quiere añadir el nombre de la empresa de transportes. En este caso, hay que ir a la categoría de Transporte y buscar el dato correspondiente, en este ejemplo sería nombre_transportista.
    Otro ejemplo: se quieren añadir el total de bultos que componen un pedido. Para añadir este dato, tendríamos que ir a la categoría de Documento y el dato de bultos_documento.

  5. En el caso de la tabla de detalles podremos, haciendo clic con el botón derecho del ratón en la segunda fila, sacar un listado de los datos de las columnas disponibles y elegir el orden que deseemos, tal y como se muestra en la siguiente imagen (los campos con valores -1 no se mostrarán en nuestra tabla de detalles:

Además, también se puede cambiar el ancho de cada columna en la tabla de artículos. Para ello, sólo es necesario posicionar el ratón en la línea que separa las columnas (se cambiará el icono del ratón) y pinchar y arrastrar para cambiar el tamaño.

  1. Para ver cómo va quedando nuestro diseño podremos hacer clic sobre el botón Boton Porbar. Se mostrará un documento con datos ficticios,en el que podremos ver el orden y estructura del documento.
  2. En cualquier momento podremos guardar nuestro diseño haciendo clic sobre Boton Guardar Como. Sólo debemos tener en cuenta que no nos permitirá sobreescribir las plantillas de origen. De este modo, siempre tendremos las plantillas originales guardadas. Al guardar el documento podremos seleccionar tanto el nombre de la plantilla como el tipo (ALB. CLIENTE, FAC. CLIENTE, etc.). En el momento que ya tenemos una plantilla a nuestro gusto, es muy fácil crear el resto del ciclo de compra-venta.

4. Añadir o suprimir campos inicio

Si queremos añadir campos, sólo debemos pinchar y arrastrar el icono correspondiente desde la zona de la izquierda hasta el punto donde queramos ponerlo dentro de documento y luego editarlo como vimos en los puntos 3 y 4.

Y si lo que queremos es eliminar un campo que no sea de la caja de artículo (que, como hemos visto, se edita en el punto 5 del anterior apartado) sólo tenemos que seleccionar el campo con el ratón y hacer clic sobre el botón DEL o SUPR del teclado. Para los usuario de MAC las teclas para borrar son Fn+ <--.

Guías relacionadas

En la siguiente guía te explicamos otras funciones avanzadas que te ayudarán a sacar el máximo partido a myGESTIÓN:

6 pensamientos sobre - Personalizar documentos para imprimir

  • Hola. Tengo dos problemas al configurar una factura. El primero, que los campos de base imponible, iva, total y forma de pago no muestran ningún valor al generar la factura. El resto los muestra con normalidad. El segundo, que siempre genera facturas de varias páginas aunque solo haya una línea de producto. Una vez que hace esto, ya da igual lo que se haga con la plantilla (hacerlo todo pequeño, quitar campos…), pues ya siempre genera varias páginas.
    Gracias por vuestra atención.

    • ¡Hola Enrique! Los campos que comentas, sólo muestran valores si en la propia factura (la factura desde myGESTIÓN) aparecen dichos datos. En cualquier caso, por ejemplo la forma de pago, es un valor obligatorio de cumplimentar en myGESTIÓN y no debería dejarte crear la factura si dicho documento no tiene forma de pago.

      Respecto a la segunda consulta, por lo que comentas todo apunta a que es problema de configuración de la plantilla. Lo más seguro es que sea debido a mala ubicación de la cabecera, cuerpo o pie de la factura. Para comprobar que es problema de la plantilla, puedes probar a imprimir el documento desde la plantilla de origen. Las plantillas de origen están renombradas con «_base».

      En cualquier caso Enrique, te recomendamos que te pongas en contacto con nuestro departamento de soporte a través del chat online, teléfono 91 630 05 51 o en el e-mail soporte@mygestion.com

      Un saludo y que tengas un buen día.

  • Muy buenas

    Estoy tratando de configurar un listado de vencimientos que tenemos pendientes, pero sólo consigo o bien, un recibo por vencimiento, o bien un listado (que es lo que quiero), pero de los vencimientos de una sola factura. ¿Cómo puedo sacar un listado de vencimientos de todas las facturas pendientes de cobro?

    Gracias

    • ¡Hola Mónica!

      Lo primero que hay que hacer es dirigirse a la zona de vencimientos, ya sea de ventas o de compras. Por ejemplo, si es una factura de cliente, «Ventas>>Vencimientos de clientes». El siguiente paso es filtrar en el listado los vencimientos que están pendientes de cobro, es decir, con estado Emitido. Por último, pinchando en el botón de Informes puedes descargar un listado de aquellos que están pendientes de cobro, tanto en PDF como en Excel.

      ¡Un saludo!

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