¿Cómo añadir y configurar usuarios?

En myGESTIÓN podemos distinguir entre dos tipos de usuarios:

• Los que tienen acceso a la aplicación, a los cuales les podemos dar privilegios especiales de acceso
• Los que no tendrán acceso a la aplicación, pero pueden ser necesarios para el día a día, como los agentes o comisionistas

En ambos casos, el alta o modificación de un usuario se realiza desde “Configuración>>Gestión de Usuarios”. Se hace clic sobre el botón , se rellenan lo datos necesarios, según cada caso, y se hace clic sobre el botón  para validar.

En el caso de querer crear un usuario con acceso, será necesario comprobar que se tienen contratados en myGESTIÓN los usuarios necesarios y que no estén todos ya en uso. Si lo estuvieren, tendría que contratar un usuario extra.

1. Usuarios SIN acceso inicio

Son usuarios que no accederán a la aplicación pero forman parte de la empresa, de manera directa o indirecta, y de su proceso de venta. Por ejemplo, los agentes comerciales o comisionistas (ver guía sobre Tipos y Uso de Comisiones).

Les damos de alta para poder asociarlos a los clientes o contactos, así como a los documentos de ventas que les realicemos.

2. Usuarios CON acceso inicio

Estos usuarios, además de las características de los usuarios anteriores, podrán tener también acceso a la aplicación y se les podrán especificar privilegios especiales de acceso, como por ejemplo: acceso sólo a las compras, Compras; acceso sólo a los clientes a los que esté asociado, Ventas + Sólo ve sus datos; etc.

En el caso de estos usuarios será necesario, para que puedan acceder, indicar en su ficha un email "Configuración>>Gestión de Usuarios"(pestaña Usuarios) y una contraseña (pestaña Acceso), además de marcarle, en esta misma pestaña de Acceso, a qué zonas de la aplicación podrá tener acceso.

3. Usuarios CON acceso (avanzado) inicio

Dentro los usuarios con acceso, vamos a ver algunas de las características u opciones avanzadas que les podemos asignar:

Botón 'Opciones':

• Limitar Acceso a Empresas del Usuario Seleccionado: si tenemos más de una empresa podremos indicar, para cada usuario, a qué empresas se le permitirá acceder. Si no se indica ninguna empresa podrá acceder a todas.
• Limitar acceso por IP del Usuario Seleccionado: para restringir el acceso desde una o varias direcciones IP concretas.
• Zonas Comerciales del Usuario Seleccionado: permite asignar al usuario una o varias zonas comerciales para limitar o definir el ámbito de clientes, contactos o información comercial.

Pestaña 'Usuario':

• Empresa Inicio: cuando se está gestionando más de una empresa en la aplicación, habitualmente hay una empresa principal o raíz, o con la que suele comenzar a trabajar. Para estos casos, podemos definir la Empresa de inicio, que será la empresa por defecto al acceder a myGESTIÓN. Si no se define ninguna, la empresa de acceso por defecto será la empresa número 1.
• Almacén Defecto: de igual forma que sucede con las empresas, podemos tener más de un almacén en nuestra aplicación. Mediante esta opción, podremos indicar cual será el almacén por defecto a la hora de generar los documentos de compra-venta. Si no se define ninguno, se usará el almacén indicado en “Configuración>>Personalizar myGESTIÓN” (pestaña Compras/Ventas). Esta opción, combinada con la otra de Sólo ve sus datos, nos da una configuración más restrictiva para el usuario, en la que sólo podrá ver la información del almacén indicado en este campo.

Pestaña 'Acceso':

• Sólo ve sus datos (Solo verá los Clientes y Documentos cuyo Agente sea usuario): cuando se marca esta opción en un usuario este solamente podrá ver, cuando acceda a la aplicación, a aquellos clientes y contactos en lo que aparezca como Agente Asociado (campo Agente en la pestaña Económicos en la ficha de un cliente y campo Responsable en la ficha de Contactos), así como los documentos asociados a éstos.
• Control horario (Fichar): si este usuario tendrá acceso al control horario (fichaje).

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