¿Cómo añadir y configurar usuarios?

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En myGESTIÓN podemos distinguir entre dos tipos de usuarios:

  • Los que tienen acceso a la aplicación, a los cuales les podemos dar privilegios especiales de acceso
  • Los que no tendrán acceso a la aplicación, pero pueden ser necesarios para el día a día, como los agentes o comisionistas

En ambos casos, el alta o modificación de un usuario se realiza desde “Configuración>>Gestión de Usuarios”. Se hace clic sobre el botón , se rellenan lo datos necesarios, según cada caso, y se hace clic sobre el botón  para validar.

En el caso de querer crear un usuario con acceso, será necesario comprobar que se tienen contratados en myGESTIÓN los usuarios necesarios y que no estén todos ya en uso. Si lo estuvieren, tendría que contratar un usuario extra.

1. Usuarios SIN acceso inicio

Son usuarios que no accederán a la aplicación pero forman parte de la empresa, de manera directa o indirecta, y de su proceso de venta. Por ejemplo, los agentes comerciales o comisionistas (ver guía sobre Tipos y Uso de Comisiones).

Les damos de alta para poder asociarlos a los clientes o contactos, así como a los documentos de ventas que les realicemos.

2. Usuarios CON acceso inicio

Estos usuarios, además de las características de los usuarios anteriores, podrán tener también acceso a la aplicación y se les podrán especificar privilegios especiales de acceso, como por ejemplo: acceso sólo a las compras, Compras; acceso sólo a los clientes a los que esté asociado, Ventas + Sólo ve sus datos; etc.

Sólo es posible dar de alta usuarios con acceso en función de los usuarios extra contratados previamente.

En el caso de estos usuarios será necesario, para que puedan acceder, indicar en su ficha un email "Configuración>>Gestión de Usuarios"(pestaña Personal) y una contraseña (pestaña Acceso), además de marcarle, en esta misma pestaña de Acceso, a qué zonas de la aplicación podrá tener acceso.

3. Usuarios CON acceso (avanzado) inicio

Dentro los usuarios con acceso, vamos a ver algunas de las características u opciones avanzadas que les podemos asignar:

Botón 'Opciones':

  • Limitar Acceso a Empresas: si tenemos más de una empresa podremos indicar, para cada usuario, a qué empresas se le permitirá acceder. Si no se indica ninguna empresa podrá acceder a todas.
  • Definir Cuadro de Mando: configuración de los gráficos que se mostrarán, para cada usuario, en su Cuadro de Mando (ver guía sobre el Cuadro de Mando).

Pestaña 'Personal':

  • Empresa de inicio: cuando se está gestionando más de una empresa en la aplicación, habitualmente hay una empresa principal o raíz, o con la que suele comenzar a trabajar. Para estos casos, podemos definir la Empresa de inicio, que será la empresa por defecto al acceder a myGESTIÓN. Si no se define ninguna, la empresa de acceso por defecto será la empresa número 1.
  • Almacén por defecto: de igual forma que sucede con las empresas, podemos tener más de un almacén en nuestra aplicación. Mediante esta opción, podremos indicar cual será el almacén por defecto a la hora de generar los documentos de compra-venta. Si no se define ninguno, se usará el almacén indicado en “Configuración>>Personalizar myGESTIÓN” (pestaña Compras/Ventas). Esta opción, combinada con la otra de Sólo ve sus datos, nos da una configuración más restrictiva para el usuario, en la que sólo podrá ver la información del almacén indicado en este campo.

Pestaña 'Acceso':

  • Sólo ve sus datos: cuando se marca esta opción en un usuario éste solamente podrá ver, cuando acceda a la aplicación, a aquellos clientes y contactos en lo que aparezca como Agente Asociado (campo Agente en la pestaña Económicos en la ficha de un cliente y campo Responsable en la ficha de Contactos), así como los documentos asociados a éstos.
  • Zona comercial: las zonas son un sistema que permite definir hasta dónde queremos que un agente comercial acceda dentro de nuestro myGESTIÓN. Desde este punto podremos indicar la zona asociada a cada usuario (ver guía sobre Zonas Comerciales).
  • TPV: si disponemos de varios TPV´s Mostrador configurados podremos, mediante esta opción, indicar para cada usuario cuál será su TPV Mostrador asociado. De este modo, al realizar una venta por esta vía, los tickets generados se asociarán al TPV Mostrador indicado en este punto.

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En las siguientes guías explicamos otras funcionalidades relacionadas que te ayudarán a sacar el máximo partido al software de myGESTIÓN:

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