Uso de lotes y caducidad

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Con la gestión de lotes y caducidad podemos tener un mayor control en la gestión del almacén de ciertos productos y conocer su trazabilidad.

1.¿Qué son y para qué sirven? inicio

Los lotes de artículos sirven para identificar un grupo de productos similares dentro de un período de producción concreto o similar. Por otro lado, la caducidad de los artículos es la fecha límite para un consumo óptimo desde el punto de vista sanitario. Es el día a partir del cual, según el fabricante, el producto ya no es seguro/adecuado para la salud del consumidor.

Ambas propiedades del producto van asociadas de forma directa con un almacén determinado. La combinación de ambas características sirve para realizar una identificación del artículo para que sea posible tener el control del producto en todo momento y así poder tomar decisiones más concretas sobre él.

Ambas características de los artículos sirven para realizar una identificación del mismo para que sea posible tomar decisiones más concretas sobre él.

2.Incompatibilidades inicio

Los artículos que usen lotes/caducidad son incompatibles con el uso en:

  • Artículos tipo kits
  • Facturaciones periódicas automáticas
  • Regularizaciones de stock: la entrada o salida de un artículo con lotes/caducidad no puede realizarse mediante una regularización.
  • Movimientos entre almacenes
  • Actualización masiva de stock vía excel
  • En la importación de factura de compras o ventas vía excel

3.¿Cómo se utilizan? inicio

Los pasos para poder usar la gestión de lotes/caducidad son:

  • Activar su uso desde “Configuración>>Personalizar myGESTIÓN”, en la pestaña  sólo deberemos hacer clic en , marcar la casilla Activar uso de Lotes/Caducidad y hacer clic en .
  • ¿Qué artículos los usarán? Una vez activado, en la ficha de los artículos aparecerá un nuevo campo para poder indicar si ese artículo usará o no el el sistema de lotes. Para ello, solo es necesario marcar la opción de Usar lote/caducidad. 
Cuando un artículo que utiliza lotes y caducidad está registrado en un documento de compra o de venta, no se podrá volver a utilizar sin esta propiedad. Es decir, no podremos vender o comprar ese producto sin especificar su lote/caducidad. En caso de que intentemos quitar de la ficha del artículo el check de Uso de lote/caducidad, el sistema no lo permitirá.

 

3.1 Compra de productos y registro de lotes y caducidad inicio

Mediante albaranes o facturas de compras

El alta de los lotes se puede dar de alta de dos formas diferentes: albaranes o facturas de compras.

Ahora bien, hay que atenerse a la siguiente excepción:

Si se utiliza el Control de stock por albaranes -se modifica desde «Configuración>>Personalizar myGESTIÓN»- los lotes SOLAMENTE será posible darlos de alta mediante albaranes de compras.

Si el control de stock es por facturas, podrá hacerse desde albarán o factura de compras.

 

Al añadir un artículo que gestione lotes/caducidad en un albarán o factura de compras, el sistema nos requerirá que rellenemos el campo de Lote/Caducidad.  

Deberemos ir hasta el campo de Lote -al final de la línea- y añadir el código del lote. Una vez indicado el número se mostrará una ventana donde deberemos indicar la fecha de caducidad del mismo. Tal y como aparece en la siguiente imagen:

Alta Caducidad

Desde pedidos de compras

En el pedido de proveedor se añadirán los artículos o productos que tengan activado el uso de lotes y caducidad. Una vez tenemos el pedido correctamente cumplimentado y preparado para su envío, al generar el albarán -desde «Opciones>>Generar albarán»– saltará una nueva ventana donde se indica el lote y la fecha de caducidad del mismo:

lote y caducidad myGESTIÓN

Una vez indicados los lotes y sus respectivas caducidades en esa ventana, ya estarán dados de alta en myGESTIÓN con el stock correspondiente y en el almacén indicado.

3.2 Venta de productos y salida de los lotes inicio

Mediante albaranes o facturas de ventas

La baja se realiza mediante los albaranes de salida o las facturas emitidas. Al añadir un artículo que gestione lotes/caducidad en un albarán o factura de ventas, el sistema nos requerirá el dato de lote y caducidad.

Deberemos ir hasta el campo de Lote, al final de la línea, y seleccionar del listado el lote y caducidad que se desea dar salida del almacén.

Desde pedidos de ventas

Tal y como hicimos con las compras, desde los pedidos de cliente podemos dar salida o dar de baja a los lotes de los productos. Desde el pedido de ventas, «Opciones>>Generar albarán» y volverá a saltar la pantalla para seleccionar el lote deseado. En el caso de que exista más de un lote del artículo que se está vendiendo -tal y como se muestra en la imagen inferior- se mostrarán uno tras otro con la caducidad y stock que contenga ese lote para que seleccionemos el que nos interese.

 

3.3 Trazabilidad inicio

Para seguir la trazabilidad del artículo y conocer en todo momento en qué etapa se encuentra el producto dentro de su proceso de evolución -fabricación, transporte, movimiento entre almacenes, venta, etc- se realiza desde:

  1. Menú Principal y «Almacén>>Lotes/caducidad»: aquí se pueden visualizar los lotes de TODOS los artículos y su disponibilidad. Adicionalmente, también puedes ver en qué almacenes se encuentran esos lotes y los movimientos que han tenido -compras y ventas-. Inclusive, puedes descargar el informe de Stock de lotes por almacenes para que te resulte más cómodo visualizar la información.
  2. Ficha del artículo, botón «Opciones>>Lotes y caducidad»: desde esta zona de la aplicación se pueden visualizar todos los lotes del artículo seleccionado.

3.4 Impresión en los documentos inicio

Para añadir estos campos en los documentos de impresión («Configuración>>Formatos de impresión>>Documentos de compra/venta») sólo es necesario agregar las columnas (Lote y/o Caducidad) en la tabla de artículos de las plantillas de albaranes o facturas. En esta guía explicamos cómo Personalizar documentos para imprimir.

Guías relacionadas

En las siguientes guías explicamos funciones avanzadas de la gestión de artículos que te ayudarán a sacar el máximo partido a myGESTIÓN: