Envío masivo de e-mail

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1. Envío masivo de e-mail inicio

Una de las herramientas de marketing que más valor pueden aportar a una PYME y que sigue siendo poco utilizada, es el uso comedido y responsable del e-mail de marketing (newsletter) con el fin de comunicar a sus clientes o contactos potenciales determinada información de su interés. Tal información puede proporcionarnos un sensible aumento en las ventas y clientes nuevos.

El módulo de CRM de myGESTIÓN dispone de la opción para enviar un mismo e-mail a clientes o contactos resultantes de un proceso de selección previo.

Esta acción se realiza mediante la creación de Campañas, añadiendo targets a las mismas y realizando las actividades sobre el target.

Para un correcto uso del sistema se deben tener en cuenta las siguientes consideraciones.

Consideraciones previas inicio

Las cuentas desde las que se envían los e-mails son las propias de cada usuario y deberemos configurarlas desde «Configuración>>Envío de e-mails>>Mis cuentas de e-mail».

myGESTIÓN se conecta al servidor de correo donde reside la cuenta configurada, siendo este último quien realmente realiza el envío. Es similar a usar un gestor de correos Outlook o FireBird, por ejemplo, salvo que la comunicación se produce directamente entre los servidores.

Así pues, para poder realizar los envíos de e-mail es necesario tener configurada nuestra cuenta (desde donde van a salir los correos) y que el cliente o contacto tenga una cuenta de e-mail válida en su ficha (ver guía para configurar las cuentas de correo).

Una cuenta de e-mail, normalmente, reside en un servidor de correo con miles de cuentas y no está preparada para sacar grandes cantidades de e-mails con mucha información, tales como ficheros adjuntos o imágenes embebidas. Por esta razón se ha optado por usar e-mails sin archivos adjuntos y con las imágenes enlazadas al servidor web, minimizando de esta manera el tráfico saliente del servidor de correo del usuario y evitando, en la medida de lo posible, un colapso del mismo.

Los e-mails salientes tendrán entonces la mínima carga posible para el servidor encargado de enviarlos. El tráfico de las imágenes sólo se realiza entre el servidor web en donde se encuentren y los destinatarios del e-mail cuando estos últimos lo lean.

Las imágenes que se usan en los e-mails inicio

Las imágenes son un elemento imprescindible en cualquier e-mail que pretenda ser atractivo. Una imagen la podemos ver cuando estamos diseñando un e-mail, pero debemos asegurarnos de que los destinatarios también las vean. Debemos tener en cuenta que si una imagen reside en nuestro ordenador, los destinatarios no tienen acceso al mismo y, por lo tanto, tampoco a las imágenes que deberíamos mostrarles.

Las imágenes deben de estar en un sitio público y visible en Internet y los links/url de las imágenes de nuestros e-mails apuntar a ellas. De esta forma, serán visibles para todos los destinatarios.

El usuario de myGESTIÓN puede optar por tener las imágenes en un servidor de Internet cualquiera de su elección o usar el sistema de myGESTIÓN para este fin.

Cuando nos damos de alta en myGESTIÓN, se crea para nuestra empresa una carpeta propia en el servidor web que podrá usar desde el editor de actividades del módulo CRM. Sólo el usuario podrá guardar archivos o borrarlos en esta carpeta, pero los archivos que allí se alojen podrán ser visibles desde un navegador o un cliente de correo electrónico desde todo el mundo. Esto facilita la ubicación de imágenes a usar en nuestros e-mails. Los archivos guardados en estas carpetas están seguros y nadie puede acceder a estas carpetas para borrar, añadir o modificar un archivo, pero hay que tener en cuenta que la finalidad del sistema es que los archivos los pueda ver cualquiera, por lo que debemos asegurarnos de no usar estas carpetas para guardar información confidencial, sino sólo aquel material de marketing que se quiera difundir y que no importa que lo vea todo el mundo (por ejemplo: logos, banners, anuncios, características de sus productos o servicios), es decir, cualquier tipo de material publicitario similar al que pondría en su página web corporativa).

Recomendaciones inicio

Cada vez son más las compañías que, para comunicar una oferta o un evento determinado a sus clientes, utilizan tan sólo una imagen en sus correos. Con esto facilitan considerablemente el proceso de diseño y maquetación de un e-mail que, normalmente, se haría en HTML.

Es un proceso muy sencillo. Consta sólo de tres pasos:

  1. Diseñamos la imagen que deseamos adjuntar en el e-mail
  2. Se sube a la carpeta propietaria con el administrador de archivos mostrado en la imagen anterior y con el botón marcado en rojo en la imagen inferior
  3. Se acepta para crear un link en el editor de actividades
Es recomendable antes de proceder a enviar un e-mail de forma masiva probarlo con un par de cuentas propias. De este modo, podremos comprobar que el e-mail está llegando tal y como queremos.

Guías relacionadas

En las siguientes guías explicamos otras funcionalidades relacionadas con el módulo CRM que te ayudarán a sacar el máximo partido al software de myGESTIÓN:

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