Factura electrónica

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1. Factura electrónica inicio

La factura electrónica “es un equivalente funcional de la factura en papel y consiste en la transmisión de facturas o documentos análogos entre emisor y receptor por medios electrónicos y telemáticos” (Facturae).

Es decir, es una factura a la que le añadimos un certificado digital para acreditar la validez legal de la misma y asegurar que ésta no se modifica después de su emisión.

Así pues, los pasos para la creación son los mismos que en la creación de cualquier factura hasta el paso de la impresión, momento en el cual procederemos a firmarla:

  1. Vamos a “Ventas>>Facturas Emitidas”.
  2. En la cabecera, hacemos clic en Botón Anadir para añadir el registro.
  3. Seleccionamos los datos de la cabecera.
  4. Validamos el registro de la cabecera haciendo clic en Botón Aceptar.
  5. Cuando ya tenemos la cabecera confirmada, pasaremos a añadir registros nuevos de artículos haciendo clic en Botón Anadir (Tabla de detalles de factura, en la parte inferior).
  6. Después de introducir los datos del artículo, lo validamos haciendo clic en Botón Aceptar.

1.1 Firma en PDF  inicio

Con estos sencillos pasos ya tenemos creada nuestra factura. Ahora, para firmarla, hacemos clic en  y luego en Firmar PDF Factura AAAA/SS/NNNN.

Firma Masiva

En este punto, ya sólo tendremos que seleccionar el certificado, introducir la clave, seleccionar la plantilla de la factura y hacer clic en el botón FIRMAR.

Si queremos hacer una firma masiva, sólo deberemos buscar primero qué facturas queremos firmar (aplicando los métodos de búsqueda y de filtrado) y luego ir a  y seleccionar la opción Firmar PDF las XXX seleccionadas.

Con esto ya tendremos nuestra factura firmada y lista para hacer uso de ella:

    • Visualización y guardado en formato PDF: hacemos clic en  y luego en Ver PDF firmado. Se abrirá una ventana nueva desde donde podremos ver el PDF firmado y guardar una copia del mismo en nuestro equipo.

Factura Firmada

  • Envío usando el módulo CRM: en la factura, hacemos clic en  y luego en Enviar por email firmada; esto nos abrirá una ventana nueva donde elegiremos los destinatarios. De este modo, se enviará automáticamente tanto el PDF como en el XML (Excel) firmados.

En el siguiente enlace se puede ver un vídeo del proceso completo de la creación de una factura electrónica.

1.2 FacturaE (firma de XML) inicio

Si la factura está dirigida a una administración pública, seguramente deba tramitarla mediante FACE (Punto General de Entrada de Facturas de la Administración General del Estado). En tal caso, deberá añadir información adicional a las facturas, como son los Centros administrativos.

1.2.1 Centros administrativos inicio

Los Centros administrativos se pueden crear directamente para cada factura, o bien, si su uso suele ser recurrente, se pueden crear las direcciones desde un punto central para luego sólo tener que seleccionarlo en la factura. En este último caso, el alta de estos centros se hace desde: “Configuración>>Tablas generales>>Facturación>>FacturaE Centros Admin..

1.2.2 Añadir Centros administrativos a una factura inicio

Con la factura seleccionada, hay que ir al botón >>Formato FacturaE” y luego a Centros Administrativos FacturaE para la Factura XXXX/S/NNN, donde se mostrarán los centros ya asociados; o se podrán añadir nuevos haciendo clic sobre  Botón Anadir y completando los datos; o, por último, seleccionando alguno de los centros que hemos creado previamente.

1.2.3 Información sobre los roles inicio

Rol Descripción Tipo
01   Fiscal   Oficina contable
02   Receptor   Órgano gestor

03

  Pagador   Unidad tramitadora
04  Comprador   Órgano proponente

 

Una vez que ya tenemos rellenos todos los datos, ya podemos proceder a firmar la factura. Para ello, sólo debemos ir a >>Firma FacturaE Factura AAAA/S/NNNN” o >>Firma FacturaE las XXXX Seleccionadas” (en el caso de querer firmar todos los documentos seleccionados previamente).

En el siguiente enlace hay un validador que nos puede indicar los posible fallos en la factura, como puedan ser la falta de información en la factura:
http://sedeaplicaciones2.minetur.gob.es/FacturaE/

2. El certificado inicio

Un certificado digital o certificado electrónico es un fichero informático (en myGESTIÓN se usan los ficheros P12) generado por una entidad de servicios de certificación (como la Fabrica Nacional de Moneda y Timbre) que asocia unos datos de identidad a una persona física, organismo o empresa confirmando de esta manera su identidad digital en Internet.

Es posible usar certificados como persona física o como persona jurídica. En los siguiente enlaces puedes consultar información de la Fabrica Nacional de Moneda y Timbre:

Asimismo, en el Portal Administración Electrónica, en la sección de los certificados electrónicos, disponemos de más información al respecto sobre los certificados y cómo obtenerlos.

Si el certificado ya lo tenemos instalado en el ordenador (en los navegadores), desde éstos podremos exportar o guardar el archivo P12. En el siguiente enlace de la Fabrica Nacional de Moneda y Timbre, hay información detallada en función del navegador que utilicemos.

Guías relacionadas

En las siguientes guías explicamos funciones avanzadas sobre las facturas que te ayudarán a sacar el maxímo partido al software de myGESTIÓN:

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