Gestión de existencias (Stock)

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El control del stock de tu almacén es una parte muy importante a la hora de gestionar todos los recursos de tu empresa. Precisamente por esto, es fundamental mantener una información real y actualizada sobre el mismo.

Saber si tenemos suficientes unidades en el almacén para un pedido que nos acaba de realizar el cliente; conocer si el stock de algún artículo está agotándose para realizar cuanto antes un pedido al proveedor; o, simplemente, observar rápidamente todos los artículos y las unidades que tenemos en nuestro almacén, son algunas funciones importantes que puedes realizar y prever con el control de stock de myGESTIÓN. 

1.Cómo se calcula el stock en myGESTIÓN inicio

Es importante que, antes de comenzar a añadir stock de cualquier artículo, es necesario conocer cómo funciona el control de stock en myGESTIÓN. A diferencia de otros sistemas, el stock no se puede ‘inventar’, sino que debe estar correctamente justificado y debe tener en cuenta las altas y las bajas de mercancía del almacén para calcularse.
El stock se calcula a través de la siguiente formula:

Stock = Incremento de Stock – Decremento de Stock

Donde:

Incremento de Stock= Albaranes de compras + Regularizaciones positivas (entradas)
Decremento de Stock=
Albaranes de ventas + Regularizaciones negativas (salidas)

En el caso de tener activado el Control de Stock por facturas, se contabilizarían también todas la facturas que no procedan de un albarán previo.

Incremento de Stock =
Alb. de compras + Fac. de compras (sin albarán de procedencia) + Regularizaciones positivas (entradas)

Decremento de Stock =
Alb. de ventas + Fac. de ventas (sin albarán de procedencia) + Regularizaciones negativas (salidas)

Tanto en albaranes como en facturas, se tiene en cuenta el signo (positivo+ o negativo-), que tengan las cantidades de los detalles del documento, con independencia del tipo de documentos (devolución, abono, salida, etc.).

2. Cómo añadir stock inicio

Hay tres formas de añadir stock a la base de datos de myGESTIÓN, de manera manual, automática o mediante las regularizaciones de artículos.

1.Si desea añadir o eliminar stock de forma manual, se debe hacer mediante un albarán de compras o de ventas, respectivamente. Se hace desde «Compras>>Albaranes de entrada>>Nuevo» o «Ventas>>Albaranes de salida>>Nuevo».

Cuando añadimos stock de algún artículo, en la ficha del mismo, hay algunos campos que nos ofrecen información al respecto:

  • Control de stock: si está marcado, contabilizará las unidades que tenemos en el almacén de ese artículo
  • Stock Mín: podemos fijar una cantidad para que el sistema nos alerte cuando el artículo tenga las mismas o menos unidades de esa cantidad
  • Stock Máx: lo mismo que el Stock Mín pero con valores máximos
  • Pend. Recibir: cantidades pendientes de recibir del artículo en nuestro almacén. Se sincroniza con los Pedidos a proveedor
  • Pend. Servir: unidades pendientes de servir a un cliente. Se sincroniza con los Pedidos de cliente
  • Acum. Entradas: total de entradas del artículo en el almacén
  • Acum. Salidas: total de salidas del artículo del almacén
  • Stock Actual: se calcula mediante la diferencia entre la acumulación de entradas y la acumulación de salidas. Indica el número de unidades disponibles

 

2. También se puede añadir o regularizar el stock de forma manual. Para ajustar el stock de algún artículo determinado, hay que ir a la ficha del artículo o seleccionarlo desde el modo tabla («Almacén>>Artículos») y pinchar sobre el botón superior de  y Regularizaciones de stock. 

 

3. Para comenzar a añadir el stock de nuestros artículos a la base de datos de myGESTIÓN, hay que ir al menú principal, «Configuración>>Importaciones>>Almacén>>Artículos-Stock».

En la ventana que nos aparece deberemos indicar el almacén de donde queremos extraer o introducir las unidades del artículo, indicar si el movimiento es de Entrada (compras) o de Salida (ventas) y las unidades del artículo que vamos a introducir o extraer del almacén. En el campo de Comentario, se puede indicar el motivo por el que hemos realizado la regularización de ese artículo.

3. Control de stock inicio

Para que el sistema contabilice el stock es necesario marcar el check de  en la ficha de los artículos. Como vimos en el paso anterior, el sistema calcula el stock mediante los albaranes de entrada y de salida. Por lo tanto, si en el albarán de venta a un cliente se indica que le vendemos dos unidades de un artículo, automáticamente el sistema sacará esas dos unidades del almacén.

Por otro lado, si queremos que el sistema nos lleve un control del stock mediante las facturas en lugar de los albaranes, debemos ir al menú principal «Configuración>>Personalizar myGESTIÓN» y marcar el check de Utilizar facturas para controlar el stock. De esta forma, si realizamos una factura de compra sin realizar un albarán previo, myGESTIÓN la utilizará para sumar o restar stock en el almacén. Si, a partir de un albarán generamos una factura, el cálculo del stock sólo se realizará desde la factura y no desde el albarán.

4. Recalcular el stock inicio

Otra de las opciones disponibles es que, en el caso de que se nos haya alterado el stock de algunos productos por el motivo que sea, se puede hacer una actualización manual del mismo. Bastará con desmarcar el check de  («Almacén>>Artículos») en la ficha del artículo. Para ello, pinchamos sobre el botón de , quitamos el check y aceptamos para validar los cambios. El sistema nos alertará de que se ha eliminado el stock de ese producto. Tras esto, volvemos a darle al botón de  para volver a marcar el check de Control de stock y aceptar. El sistema nos volverá a enviar una alerta con el siguiente mensaje:

 

De esta forma, el stock del artículo quedará recalculado automáticamente.

Así mismo, si se quiere hacer una actualización masiva de stock, se puede volver a realizar el paso 2, es decir, utilizando la plantilla de importación en «Configuración>>Importaciones>>Almacén>>Artículos-Stock» para recalcular todos los productos de nuestro almacén.

Guías relacionadas

Sigue aprendiendo cómo se utiliza el software de myGESTIÓN con la lectura de estos manuales :

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